REGULAMIN ORGANIZACYJNY
Zakładu Gospodarki Mieszkaniowej w Głogowie.
Rozdział I. Postanowienia ogólne.
Regulamin organizacyjny określa zakres działania, podział czynności i odpowiedzialności osób pełniących funkcje kierownicze i samodzielne w komórkach organizacyjnych, a także ilość i zadania komórek organizacyjnych. Regulamin i schemat organizacyjny stanowi podstawę do opracowania szczegółowych dokumentów organizacyjnych.
§ 1
- 1. Zakład Gospodarki Mieszkaniowej w Głogowie zwany dalej Zakładem działa na podstawie ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym ( Dz. U. 2001 r., Nr 142, poz. 1591 ), ustawy z dnia 20 grudnia 1996r. o gospodarce komunalnej ( Dz. U. Nr 9 1997 r., poz. 43 z późn. zm.), Ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U 2003, Nr. 15, poz. 148) oraz uchwały Rady Miejskiej w Głogowie nr XXI/300/2000 z 19 września 2000,
- 2. Nadzór ogólny nad Zakładem sprawuje Rada Miejska w Głogowie, a nadzór bezpośredni Prezydent Miasta Głogowa.
- 3. Zakład jest gminną jednostką organizacyjną posiadającą status „ zakładu budżetowego " wykonującą zadania i cele publiczne wynikające z ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (Dz. U. 2001 r., Nr 142, poz. 1591) oraz zadania określone w innych ustawach lub określone przez Radę Miejską w Głogowie i Prezydenta Miasta Głogowa.
- 4. Zakład posiada siedzibę w Głogowie przy ul. Poczdamskiej 1.
§ 2
- 1. Zakład realizuje swoje cele i zadania określone szczegółowo w statucie.
- 2. Zakład jest zakładem wielobranżowym i prowadzi działalność w zakresie:
- a) wynajmu lokali mieszkalnych i użytkowych wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy,
- b) zagospodarowania ,dzierżawy i wynajmu nieruchomości,
- c) zarządzania i administrowania nieruchomościami,
- d) świadczenia usług budowlanych ,w szczególności odbudowy, rozbudowy, remontów, modernizacji, konserwacji nieruchomości zarządzanych i administrowanych przez zakład, oraz świadczenia usług budowlanych na rynku zewnętrznym.
- e) utrzymywanie we właściwym stanie technicznym budynków i budowli
- f) utrzymywanie czystości i porządku w budynkach oraz na terenach przyległych,
Rozdział II. Ogólne zasady organizacji i zarządzania.
§ 3
- 1. Zakładem zarządza Dyrektor, który reprezentuje go na zewnątrz w ramach
i w zakresie pełnomocnictwa udzielonego przez Prezydenta Miasta Głogowa.
Dyrektor podejmuje samodzielne decyzje w oparciu o obowiązujące przepisy
prawa i ponosi odpowiedzialność przed Prezydentem Miasta za działalność
Zakładu.
- 2. Dyrektor kieruje działalnością Zakładu osobiście oraz za pośrednictwem
Zastępcy Dyrektora i Głównego Księgowego.
- 3. Z - ca Dyrektora odpowiada za prawidłowe funkcjonowanie podległych mu jednostek organizacyjnych Zakładu, a przede wszystkim :
a ) zapewnienie utrzymania w należytym stanie technicznym budynków
mieszkalnych, obiektów, budowli, urządzeń i sieci administrowanych
i eksploatowanych i urządzeń technicznych,
b ) planowe prowadzenie gospodarki remontowej i nadzór nad działalnością
konserwacyjną oraz prawidłową eksploatacją obiektów i urządzeń
technicznych,
c ) realizacją zarządzeń i poleceń Dyrektora oraz decyzji organów
samorządowych.
Odpowiada za całość zagadnień finansowo - księgowych Zakładu, dobór racjonalnych systemów motywacyjnych i ekonomiczno - finansowych.
Do zakresu jego praw i obowiązków należy w szczególności :
a ) prowadzenie gospodarki finansowej i rachunkowości Zakładu zgodnie
z obowiązującymi zasadami i przepisami, zapewniającej terminowość
rozliczeń, ściąganie należności i dochodzenie roszczeń z tytułu nienależytego
wykonania zawartych umów oraz ochronę wartości pieniężnych i prawidłowe
dysponowanie środkami pieniężnymi zgromadzonymi na rachunkach
bankowych,
b ) kontrola prawidłowości dokonywanych rozliczeń podatkowych
i finansowych,
c ) racjonalna gospodarka środkami finansowymi Zakładu,
d ) nadzorowanie całokształtu prac w zakresie rachunkowości wykonywanych
przez poszczególne komórki organizacyjne Zakładu,
e ) dokonywanie w ramach kontroli wewnętrznej prawidłowości i rzetelności
prowadzonych operacji gospodarczych stanowiących przedmiot księgowań,
f ) nadzór nad sprawozdawczością finansową i ustalenie obiegu dokumentów
finansowo - księgowych,
5. W strukturze Zakładu funkcjonują następujące komórki organizacyjne:
- a) Działy,
- b) Administracje,
- c) Grupy lub Sekcje,
- d) Samodzielne specjalistyczne stanowiska pracy,
6. Komórki organizacyjne funkcjonują w pionach organizacyjnych i podlegają zgodnie ze schematem organizacyjnym:
- a) Dyrektorowi Zakładu
- b) Zastępcy Dyrektora Zakładu,
- c) Głównemu Księgowemu,
7. Kontrolę wewnętrzną w Zakładzie sprawują:
a) Z-ca Dyrektora w zakresie działania podległych komórek
b) Gł. Księgowy w zakresie spraw finansowych
c) Kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych w zakresie
działania podległych komórek
8.Kontrola wewnętrzna dotyczy:
a. sposobu świadczenia pracy przez pracowników Zakładu i wykonywana jest
pod względem legalności, gospodarności, rzetelności, celowości,
terminowości i skuteczności,
b. celem kontroli jest ustalenie przyczyn i skutków ewentualnych
nieprawidłowości, ustalenie osób odpowiedzialnych oraz określenie
sposobów poprawy stwierdzonych nieprawidłowości i przeciwdziałania im
na przyszłość.
9. Czas pracy w Zakładzie Gospodarki Mieszkaniowej wynosi 40 godzin
tygodniowo tj. od poniedziałku do piątku od godz.700 do godz. 1500 oprócz
wtorków kiedy czas pracy obowiązuje od godz. 800 do godz. 1600.
10.Dniem przyjmowania interesantów przez
a) Dyrektora Zakładu jest każdy wtorek tygodnia w godz. od 1300
do godz. 1600.
b) Sekcję czynszów w każdy wtorek od godz. 800 do godz. 1600 oraz w
czwartek od godz. 800 do godz. 1300
c)Administracje każdego dnia tygodnia od godz. 1000 do godz. 1300
a we wtorki od godz. 1000 do godz. 1600
§ 4
- Działem może być jednostka organizacyjna jeżeli zatrudniono w niej co
najmniej pięciu pracowników wraz z kierownikiem działu.
- Grupą, lub sekcją może być jednostka organizacyjna licząca co najmniej dwóch pracowników, a nie więcej niż pięciu,
- Przewiduje się możliwość tworzenia stanowisk z - ca kierownika w działach
w przypadku uzasadnionej konieczności.
§ 5
1. Strukturę organizacyjną Zakładu tworzą następujące komórki organizacyjne, których przypisuje się właściwe symbole literowe (skróty) :
- a) Dyrektor D
- b) Z-ca Dyrektora DZ
- c) Główny Księgowy DK
- d) Dział Administracyjny DA
- e) Dział księgowy KK
- f) Dział czynszów i mediów KC
- g) Dział wspólnot KWW
- h) Sekcja windykacji KW
- i) Administracja Domów Mieszkalnych Hutnik ZAH
- j) Administracja Domów Mieszkalnych Śródmieście ZAS
- k) Dział techniczno-eksploatacyjny ZT
- l) Sekcja logistyki TL
- m) Sekcja planowania technicznego TP
- n) Specjalista ds. lokali użytkowych TU
- o) Dział remontowa TR
- p) Pełnomocnik ds. przekształceń PP
- q) Główny energetyk, Specjalista ds. wspólnot EW
r) Radca prawny P
s) Specjalista ds. BHP BHP
2. Schemat struktury organizacyjnej Zakładu stanowi załącznik nr 1 do
niniejszego regulaminu
§ 6
Wydawanie wewnętrznych aktów prawnych.
- 1. Dyrektor Zakładu wydaje wewnętrzne akty normatywne w formie:
zarządzeń, poleceń służbowych, pism okólnych, regulaminów, instrukcji.
- 2. Z - ca Dyrektora oraz Główny Księgowy upoważnieni są do wydawania poleceń służbowych, instrukcji, wytycznych - w zakresie swego działania.
- 3. Kierownicy komórek organizacyjnych uprawnieni są do wydawania poleceń, instrukcji podległym pracownikom dotyczących wykonywania zadań przypisanych danej jednostce lub komórce organizacyjnej.
- 4. Projekty wewnętrznych aktów prawnych - zarządzeń przygotowuje Dział Administracyjny w porozumieniu z Kierownikiem jednostki organizacyjnej
Zakładu, której ten akt będzie dotyczył oraz radcą prawnym.
- 5. Zbiór wewnętrznych aktów prawnych prowadzi Działa Administracyjny.
- 6. Aktami tymi są :
- - zarządzenia zawierające postanowienia regulujące zagadnienia problemowe o znaczeniu zasadniczym dla Zakładu,
- - polecenia służbowe, zawierające polecenia lub ustalenia o znaczeniu doraźnym, odnoszące się do spraw o krótkoterminowym, operatywnym charakterze,
- - ustalenia organizacyjne - pisma okólne, regulaminy i instrukcje.
7. Sposób reprezentacji Zakładu określa statut.
Rozdział III. Zakresy działania Działów.
Pion Dyrektora Naczelnego.
§ 7
Dział Administracyjny
Do kompetencji działu należy:
- a) zapewnienie sprawnej organizacji pracy,
- b) kompletowanie podstawowych dokumentów związanych z działalnością Zakładu,
- c) analiza aktualnego stanu organizacyjnego Zakładu, nadzór i koordynacja spraw związanych z opracowaniem struktury organizacyjnej, zmian statutowych, regulaminów i instrukcji,
- d) opracowywanie i uaktualnianie przy udziale kierowników komórek
organizacyjnych wewnętrznych aktów prawnych,
- e) planowanie i bilansowanie potrzeb kadrowych, prowadzenie ewidencji pracowników oraz kontrola dyscypliny pracy,
- f) czynności z zakresu prawa pracy w tym nawiązywanie i rozwiązywanie
umów o pracę,
- g) sporządzanie projektów planów urlopów, prowadzenie ewidencji przysługujących i wykorzystanych urlopów i innych zwolnień od pracy i kontrola ich wykorzystania,
- h) prowadzenie zgodnie z przepisami dokumentacji kadrowej, archiwizowanie akt osobowych, prowadzenie spraw emerytalnych i rentowych,
- i) załatwianie wszelkich spraw związanych z uprawnieniami i obowiązkami pracowników wynikających ze stosunku pracy (zgłaszanie do ubezpieczenia)
- j) prowadzenie spraw administracyjno - gospodarczych, obsługa centrali telefonicznej i kserokopiarki, ewidencjonowanie druków ścisłego zarachowania i pieczątek oraz prowadzenie archiwum zakładowego, przyjmowanie i wysyłanie oraz ewidencjonowanie korespondencji,
- k) prowadzenie spraw związanych z funduszem socjalnym, organizacja imprez dla pracowników oraz członków rodzin,
- l) prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem czystości w budynku dyrekcji,
- m) sporządzanie protokołów z narad i zebrań oraz spotkań Dyrektora z interesantami,
- n) współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy w zakresie zatrudniania pracowników, stażystów i praktykantów
- o) organizowanie szkoleń oraz dokształcania i doskonalenia zawodowego
- p) naliczanie wypłat pracownikom ZGM, współpraca z Urzędem Skarbowym oraz ZUS
§ 8
Radca prawny
Do zakresu działania radcy prawnego należy:
a) przygotowywanie projektów pism procesowych,
b) sporządzanie projektów aktów prawa wewnętrznego,
c) udzielanie pomocy prawnej w zakresie wykonywania ustawy Prawo
zamówień Publicznych,
d) wykonywanie wszelkich czynności związanych z obsługą prawną Zakładu,
e) udzielanie opinii i porad prawnych oraz wyjaśnień w zakresie stosowania
Prawa,
f) reprezentowanie Dyrektora na mocy udzielanych pełnomocnictw w
postępowaniu przed sadami, organami egzekucyjnymi oraz administracyjnymi
g) współdziałanie z komórkami merytorycznie odpowiedzialnymi w
opracowywaniu projektów umów, porozumień i innych aktów prawnych
h)Współpraca z Kancelarią Prawną w wykonywaniu wszelkich czynności związanych
z obsługą prawną Zakładu działającą na podstawie ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o radcach
prawnych (Dz.U. 2002, Nr 123, poz. 1059 z póź. zm.)
§ 9
Główny energetyk, specjalista ds. wspólnot
- a) prowadzi całokształt spraw związanych z prawidłowym funkcjonowaniem urządzeń energetycznych np. windy,
- b) dba o bezpieczeństwo ludzi i obiektów od porażenia prądem oraz pożarów,
- c) koordynuje sprawy związane z zarządzaniem i administrowaniem nieruchomościami wspólnymi,
- d) współdziała z zarządami wspólnot mieszkaniowych oraz indywidualnymi
właścicielami lokali,
d) nadzoruje prowadzenie ewidencji, dokumentacji i rozliczeń, rejestrację wspólnot
i realizacje uchwał wspólnot.
§ 10
Specjalista ds. BHP
- Stanowisko ds. bezpieczeństwa i higieny pracy, ochrony przeciwpożarowej
i obrony cywilnej.
Do zakresu działania należy:
- a) odpowiada za realizację spraw związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy oraz ochroną przeciwpożarową i obroną cywilną
- b) organizuje szkolenia w zakresie BHP i P.Poż. pracowników przyjmowanych do pracy, oraz organizuje szkolenia okresowe,
- c) odpowiada za przechowanie i konserwację sprzętu na potrzeb obrony cywilnej, zabezpiecza i przekazuje dokumentację ,oraz współdziała z terenowymi organami obrony cywilnej.
§ 11
Pełnomocnik ds. przekształceń
Odpowiada za przygotowanie dokumentacji oraz uczestniczy w opracowywaniu nowych struktur organizacyjnych związanych z przekształceniem zakładu budżetowego w spółkę prawa handlowego.
§ 12
Pion Zastępcy Dyrektora.
Administracja „ Śródmieście" - Administracja „ Hutnik".
Realizują całokształt spraw związanych z obsługą zasobów mieszkaniowych i lokali użytkowych. Wykonywanie zgodnie z ustawą o własności lokali czynności zarządu - administrowania we Wspólnotach Mieszkaniowych, jeśli taką czynność wspólnota powierzy dla Gminy lub Zakładu.
Podstawowe zadania to w szczególności :
- a) zapewnienie pełnej zdolności eksploatacyjnej budynków i obiektów łącznie z instalacjami i urządzeniami,
- b) prowadzenie analiz kosztów i przychodów związanych z eksploatacją budynków i nieruchomości wspólnych,
- c) ustalanie potrzeb remontowych i modernizacyjnych na podstawie przeprowadzonych przeglądów i kontroli, opracowywanie planów w tym zakresie,
- d) prowadzenie nadzoru i odbioru robót zleconych,
- e) prowadzenie dla każdego budynku „ księgi obiektu " określająca przeglądy, prace remontowe, zgłoszone awarie itp.
- f) prowadzenie ksiąg meldunkowych,
- g) utrzymanie porządku i czystości w zasobach mieszkaniowych,
- h) ewidencjonowanie zgłoszonych awarii i ich usuwanie - w tym nadzór nad konserwatorami,
- i) przyjmowanie interesantów oraz właściwe załatwianie ich spraw,
- j) prowadzenie ewidencji terenów, zasobów mieszkaniowych i lokali użytkowych,
- k) sporządzanie i prowadzenie umów najmu lokali mieszkalnych i użytkowych,
- l) organizowanie i uczestniczenie w okresowych przeglądach technicznych zasobów mieszkaniowych, doraźnych przeglądach mieszkań, lokali i budynków,
ł) prowadzenie wyceny robót wykonywanych w osiedlach,
- m) przygotowanie rocznych planów rozliczeń z lokatorami i właścicielami lokali,
- n) sprawdzanie prawidłowości rozliczeń z dostawcami energii cieplnej, elektrycznej, gazu ziemnego i wody,
- o) odpowiadanie za gospodarkę garażami i sprawami podatków od nieruchomości,
- p) wykonuje konserwacje budynków, mieszkań i urządzeń,
- r) wykonuje usługi na zlecenia lokatorów i innych podmiotów,
- s) administrowanie garaży
§ 13
Dział Techniczno - Eksploatacyjny
1. Sekcja Logistyki
Do zadań sekcji należy:
- a) organizacja zaopatrzenia
- b) weryfikacja zamówień materiałowych
- c) weryfikacja faktur - zgodności z zamówieniem publicznym
- d) rejestracje wszystkich zleceń wykonywanych na zewnątrz
- e) sporządzanie sprawozdań o udzielonych zamówieniach zgodnie z wymogami ustawy Prawo zamówień publicznych
- f) prowadzenie wszystkich spraw związanych z realizacją ustawy Prawo zamówień publicznych
- g) prowadzenie spraw związanych ze środkami komunikacji elektronicznej
i telefonicznej
2. Sekcja planowania technicznego
Do podstawowych zadań sekcji planowania technicznego należy:
- a) opracowanie planów remontowych i koordynowanie działalności eksploatacyjno-remontowej i inwestycyjnej Zakładu.
- b) sprawowanie nadzoru na prowadzonymi remontami, wykonawstwem robót,
- c) uczestniczenie w procesie przygotowania i prowadzenia robót na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych,
- d) kontrolowanie kosztorysów i faktur,
- e) sprawowanie nadzoru na prawidłowym prowadzeniem przez administracje osiedlowe książek budowlanych obiektów,
- f) prowadzenie spraw związanych z gospodarką materiałową, nadzorowanie gospodarką energetyczną Zakładu
3. Specjalista ds. lokali użytkowych
Do podstawowych zadań należy:
- a) zawieranie umów najmu na lokale użytkowe
- b) naliczanie opłat czynszowych
- c) prowadzenie ewidencji lokali użytkowych wynajmowanych i własnościowych
oraz stanowiących pożytki dla wspólnot mieszkaniowych
- d) czynny udział w ustaleniach dotyczących z zakresu koniecznych prac remontowych
4. Dział remontowy
a) wykonuje remonty profilaktyczne budynków mieszkalnych,
b) dokonuje napraw awaryjnych,
c) wykonuje prace konserwacyjne urządzeń komunalnych
§ 14
Pion Głównego Księgowego.
Realizuje sprawy związane z rachunkowością finansową, rozliczeniami kosztów oraz gospodarką materiałową w układzie kosztów i dochodów zgodnie z ustawą o rachunkowości, a w szczególności :
- a) prowadzenie kontroli merytorycznej w zakresie prawidłowości i terminowości sporządzania oraz obiegu dokumentów finansowo - księgowych,
- b) prowadzenie kontroli merytorycznej i dekretacji dokumentów dot. zaszłości gospodarczych Zakładu,
- c) dokonywanie przeszacowań majątku Zakładu w oparciu o obowiązujące akty prawne,
- d) dokonywanie naliczeń amortyzacji i umorzeń majątku zakładu,
- e) prowadzenie ewidencji rzeczowego majątku trwałego, wartości niematerialnych i prawnych, nakładów inwestycyjnych i ich rozliczanie,
- f) prowadzenie rozliczeń z dostawcami i odbiorcami, naliczanie odsetek i egzekwowanie należności z tytułu nieterminowych płatności,
- g) sporządzanie sprawozdań finansowych dla potrzeb statystycznych,
- h) ewidencjonowanie i rozliczanie zaliczek i delegacji,
2. Dział czynszów i mediów
Prowadzi całość spraw związanych z prawidłowym i terminowym ewidencjonowaniem należności czynszowych i zaliczek od właścicieli, a w szczególności :
- a) księgowanie naliczeń opłat za mieszkanie oraz nadzór nad ich terminową zapłatą,
- b) rozliczanie kaucji z tytułu najmu lokali,
- c) analiza zadłużeń, wysyłanie upomnień,
- d) prowadzenie dokumentacji dłużników, naliczanie odsetek, analiza wpłat,
- e) prowadzenie spraw sądowych i komorniczych dotyczących zadłużeń lokatorów, dzierżaw i lokali użytkowych,
- f) sporządzanie obowiązujących sprawozdań i projektów planów finansowych,
- g) prowadzenie całościowej dokumentacji dot. rozliczenia zużycia wody, dokonywanie odczytów, wysyłanie upomnień, rozliczanie kompleksowe budynków w zakresie zużycia wody,
- h) należyte prowadzenie i zabezpieczenie dokumentów i współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Zakładu,
- i) prowadzenie rozliczeń dla Wspólnot Mieszkaniowych w stosunku do których Zakład sprawuje zarząd i administrowanie.
j) księgowanie kosztów za administrowanie budynków,
k) rozliczeń wspólnot mieszkaniowych,
l) wystawianie faktur na dostarczone media, przeprowadzone remonty dla właścicieli
lokali mieszkalnych i użytkowych, oraz wywóz nieczystości
ł) ewidencja zasobów mieszkaniowych,
m) rozliczenie podatku od nieruchomości i gruntu.
Prowadzenie wszelkich bieżących spraw związanych z zarządzaniem
we Wspólnotach Mieszkaniowych a w szczególności:
a) prowadzenie i aktualizowanie na bieżąco rejestru lokali własnościowych,
b) analizowanie zaległości w opłatach zaliczek i świadczeń od właścicieli
lokali,
c) zgłaszanie do Sekcji czynszów zmiany właścicieli lokali mieszkalnych
i lokali użytkowych,
d) wykonywanie uchwał właścicieli,
e) przygotowywanie oraz uczestniczenie w corocznych zebraniach
właścicieli (protokółowanie zebrań, przygotowywanie stosownych uchwał,
powiadamianie o nich właścicieli),
f) prowadzenie analizy kosztów dotyczących nieruchomości wspólnych,
g) rozliczanie kosztów remontowych przypadających na poszczególnych
właścicieli,
h) zawieranie umów i wystawianie faktur za dzierżawę części wspólnych
Sekcja windykacji należności prowadzi całość spraw związanych
z windykacją należności, w szczególności:
a) ustala wysokość zadłużeń czynszowych oraz za zużycie wody,
b) wysyła wezwania ostateczne do zapłaty
c) sporządza wykazy zadłużonych lokatorów i przekazuje je do administracji
w celu wypowiedzenia umowy najmu,
d) przygotowuje komplety dokumentów niewypłacalnych dłużników celem
założenia sprawy w sądzie o zapłatę i eksmisję,
e) prowadzi rejestr i bieżącą analizę dłużników skierowanych do Sądu i
niezwłocznie informuje na piśmie Radcę prawnego o ewentualnych wpłatach
f) kompletuje wyroki Sądowe o eksmisjach, powiadamia o nich administracje
oraz Urząd Miejski, czuwa nad wykonaniem eksmisji
§ 15
Rozdział IV. Postanowienia końcowe.
- 1. Przedmiotowy regulamin obowiązuje wszystkich pracowników Zakładu,
- 2. Za nieprzestrzeganie postanowień niniejszego Regulaminu pracodawca może stosować kary porządkowe wskazane w art. 108 i nast. kodeksu pracy.
- 3. Wszelkie zmiany niniejszego Regulaminu wymagają formy pisemnej i
podlegają zatwierdzeniu przez Prezydenta Miasta Głogowa,
4. Regulamin wchodzi w życie z dniem zatwierdzenia przez Prezydenta Miasta
Głogowa. Jednocześnie z tym dniem traci moc obowiązujący Regulamin
organizacyjny Zakładu Gospodarki Mieszkaniowej z dnia 18 czerwca 2007 roku